Het debiteurenbeheer, iedere ondernemer heeft ermee te maken. Zodra jij een factuur uitstuurt start het debiteurenbeheer. Hierbij monitor je de status van de factuur, de betaling en onderneem je actie op het moment dat je factuur te laat betaald wordt. Vaak is het debiteurenbeheer niet het meest favoriete klusje binnen het ondernemerschap. Hieronder geven wij je vijf debiteurenbeheer tips om het beheer zo efficiënt mogelijk aan te pakken.
5 tips voor jouw debiteurenbeheer
1. Maak duidelijke afspraken en zorg voor een overzichtelijke factuur
Allereerst is het belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt met je opdrachtgever. Spreek in een contract vooraf af binnen welke termijn er betaalt moet worden. Vermeldt dit vervolgens duidelijk op de factuur. Nog beter is om geen betaaltermijn, maar een vervaldatum op de factuur te zetten. Zo kunnen er nooit misverstanden ontstaan wanneer de factuur betaalt moet zijn.
2. De betalingstermijn is verstreken, wat nu?
De vervaldatum is verstreken en je debiteur heeft niet betaald. Nu is het belangrijk om direct te starten met debiteurenbeheer. Stuur de opdrachtgever een herinnering waarin je vriendelijk aangeeft dat de vervaldatum is verstreken. Stel een termijn waarin de factuur alsnog moet worden betaald, bijvoorbeeld 7 dagen.
Wanneer je debiteur niet heeft gereageerd op de eerste herinnering heb je twee opties. Je kan telefonisch contact opnemen met je debiteur of je stuurt direct een tweede herinnering.
Telefonisch contact:
Een voordeel van telefonisch contact opnemen is dat je erachter komt waarom je debiteur niet heeft betaald. Wellicht is er sprake van een dispuut of kan je debiteur simpelweg niet betalen. In het geval van een dispuut kan je proberen tot een oplossing te komen, waardoor je debiteur wel gaat betalen. Kan je debiteur de factuur niet betalen, probeer dan een betalingsregeling af te spreken. Zet deze betalingsregeling op papier of op de e-mail en stuur deze naar je debiteur. Geef in deze brief of e-mail ook aan wat je stappen zijn wanneer je debiteur de betalingsregeling niet nakomt.
Tweede herinnering:
Je kan er ook voor kiezen om direct een tweede herinnering te sturen. Geef hierin wederom aan dat de betalingstermijn is verstreken en verzoek je debiteur voor de laatste keer om de betaling over te maken, bijvoorbeeld binnen 3 dagen. Geef in de tweede herinnering eventuele vervolgstappen aan. Gebruik in de tweede herinnering een wat “strengere” toon dan in de eerste herinnering.
3. Debiteur reageert niet op de herinnering(en)
Als je debiteur na al je pogingen toch niet betaald dan volgt de stap om een aanmaning te sturen. In deze aanmaning neem je een dringende, zakelijke toon aan en sommeer jij je debiteur om direct tot betaling over te gaan. Geef in de aanmaning aan dat wanneer er opnieuw niet wordt betaald de factuur zal worden overgedragen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Daarnaast zijn alle bijkomende kosten voor je debiteur zijn. Stuur deze aanmaning altijd via een aangetekende brief. Je weet dan zeker dat de debiteur de aanmaning in goede orde heeft ontvangen.
4. Minnelijke en gerechtelijke traject
Heeft de debiteur na al deze pogingen nog steeds niet betaald dan zit er helaas niets anders op dan je af te vragen of je het de moeite waard vindt om een gerechtelijk traject op te starten. Een gerechtelijk traject kan hoge kosten met zich meebrengen. Je moet zich dus goed afvragen of je het waard vindt om deze kosten te maken.
5. Besteed je debiteurenbeheer uit
Je kan er ook voor kiezen je administratie en debiteurenbeheer uit te besteden. Hierbij neemt een externe partij deze taken van je over.
Factoring biedt de oplossing voor je debiteurenbeheer
Een andere mogelijkheid is kiezen voor factoring. Het voordeel van factoring is niet alleen dat je debiteurenbeheer wordt overgenomen, maar ook dat je facturen binnen 24 uur worden uitbetaald. Daarnaast verzekerd FreelanceFactoring het faillissementsrisico van je debiteuren. Dit biedt je gemak en zekerheid en meer tijd om je te richten op het ondernemen!
