Als ZZP’er werk je hard om opdrachten binnen te halen, succesvol af te ronden en door te kunnen gaan naar de volgende opdracht. De grootste focus voor zelfstandige ondernemers ligt hierop. Logisch, want daar verdien jij je boterham mee. Toch komt er bij het ondernemerschap ook een andere belangrijke verantwoordelijkheid: het naleven van wet- en regelgeving.
De Belastingdienst voert regelmatig controles uit om na te gaan of ZZP’ers en hun opdrachtgevers zich houden aan de regels omtrent de wet DBA en schijnzelfstandigheid. Er is een kans dat je gecontroleerd wordt en hoewel dat geen probleem is als je je aan alle regels houdt, is het belangrijk goed voorbereid te zijn.
Wat controleert de Belastingdienst bij ZZP’ers?
Vanaf 1 januari 2025 controleert de belastingdienst strenger op de naleving van de wet DBA. Hoewel de wet al sinds 2016 van kracht is, werd er tot op dit jaar niet gehandhaafd. De wet is ingevoerd om schijnzelfstandigheid tegen te gaan, waarbij iemand officieel als zelfstandige werkt maar feitelijk in loondienst is.
Tijdens een controle kijkt de Belastingdienst naar verschillende onderdelen van jouw bedrijfsvoering en de samenwerking met jouw opdrachtgevers. De belangrijkste punten waar ze naar kijken zijn:
- Modelovereenkomsten
- De mate van zelfstandigheid
- Administratie en contracten
- Arbeidsrelatie in de praktijk
- Specifieke afspraken binnen de sector waar jij actief bent
Risico’s van niet-compliant zijn
Het niet-compliant zijn aan de wet- en regelgeving kan financiële en juridische gevolgen hebben voor jou als ZZP’er, maar ook voor je opdrachtgever(s). Denk aan eventuele boetes, het verlies van opdrachten en schade aan je opgebouwde reputatie.
Maar veel belangrijker is: wat kun je er als ZZP’er aan doen om te zorgen dat je deze risico’s niet loopt?
Hoe zorg je dat alles op orde is?
Als jij zorgt dat alles op orde is, is een controle van de Belastingdienst geen probleem. Dat weet jij zelf ook. Om te zorgen dat jij voorbereid bent op een controle bieden we je graag enkele handvatten die jij kunt gebruiken om te zorgen dat jij volledig voldoet aan de wet DBA.
Zorg voor een duidelijke en correcte modelovereenkomst
- Gebruik een goedgekeurde modelovereenkomst van de Belastingdienst.
- Controleer of de overeenkomst past bij de daadwerkelijke werksituatie.
- Werk zonder gezagsverhouding en vermijd kenmerken van een dienstverband.
Modelovereenkomsten voor ZZP’ers zijn te downloaden op de website van de Belastingdienst.
Houd een overzichtelijke administratie bij
- Zorg voor een duidelijke scheiding tussen privé en zakelijk.
- Bewaar facturen, overeenkomsten en correspondentie zorgvuldig.
- Documenteer urenregistratie, uitgaven en inkomsten correct.
Toon je ondernemerschap
- Werk voor meerdere opdrachtgevers om afhankelijkheid te voorkomen.
- Investeer in je eigen bedrijf, bijvoorbeeld via marketing en opleidingen.
- Bepaal zelfstandig je tarieven en werkwijze.
Documenteer je werkwijze
Leg vast hoe je opdrachten uitvoert en welke verantwoordelijkheden je hebt. Het is daarbij belangrijk dat je bewijzen van zelfstandigheid, zoals offertes en leveringsvoorwaarden bewaart.
Wees transparant over hoe je de werkzaamheden uitvoert zonder gezagsverhouding.
Vermijd misverstanden in de praktijk
Het is belangrijk dat je opdrachtgever weet dat je als zelfstandige werkt. Dit betekent dat je transparant moet zijn over je werkwijze en je positie als ondernemer. Zorg ervoor dat er geen onduidelijkheid bestaat over je zelfstandigheid en communiceer dit helder in zowel je contracten als in de dagelijkse samenwerking.
Als ZZP’er bepaal je zelf wanneer en hoe je je opdrachten uitvoert. Je hebt geen verplichting om exclusief voor één opdrachtgever te werken, en dit moet ook in de praktijk zichtbaar zijn. Werk je voor meerdere klanten en maak je zelf keuzes over je planning en aanpak, dan versterkt dit je positie als zelfstandige.
Tot slot is het van belang dat je niet wordt opgenomen in de personeelsregelingen van je opdrachtgever. Dit betekent dat je niet werkt volgens een vast rooster, geen aanspraak maakt op een onkostenvergoeding en niet deelneemt aan functionerings- of beoordelingsgesprekken.
Dit soort regelingen kunnen namelijk duiden op een gezagsverhouding, wat kan leiden tot het risico op schijnzelfstandigheid en mogelijke boetes of naheffingen. Door deze zaken goed te bewaken, behoud je je zelfstandigheid en voorkom je problemen met de wet DBA.
Met deze checklist kun je ervoor zorgen dat je als ZZP’er goed voorbereid bent op een controle van de Belastingdienst. Het helpt je niet alleen om compliant te blijven, maar ook om vertrouwen uit te stralen richting je opdrachtgevers.
