Wat houdt debiteurenadministratie in?
Debiteurenadministratie wordt ook wel debiteurenbeheer genoemd. Het houdt simpelweg alle administratie rondom jouw debiteuren in. Dat wil zeggen; het versturen van facturen, maar ook het sturen van herinneringen en aanmaningen en het telefonische contact dat hierbij komt kijken.
Debiteurenadministratie is een ander woord voor klantenadministratie. Een debiteur is namelijk een klant waar jij een factuur op hebt openstaan. Debiteuren staan aan de activa-kant van je balans. Dat wil zeggen dat het een onderdeel is van je bezittingen. Je gaat er namelijk vanuit dat facturen betaald worden. Maar wat als dit niet het geval is?
Op het moment dat jouw factuur onbetaald dreigt te blijven wordt de factuur op de balans vermeld als dubieus. Wanneer de factuur definitief onbetaald blijft, wordt het een verliespost. Om te vermijden dat een factuur een verliespost wordt is het belangrijk om je debiteurenadministratie goed op orde te houden. Je wilt er namelijk niet pas na een jaar achter komen dat factuur X nog niet betaald is. Het zal een jaar na dato lastig zijn om een klant nog tot betaling te bewegen.
Hoe voer ik een goede debiteurenadministratie?
Een goede debiteurenadministratie begint met piekfijne overzichten waarin je bijhoudt wanneer een factuur gestuurd is, wat de betalingstermijn is en wanneer je de betaling verwacht. Komt de betaling niet op de verwachte datum binnen? Dan is het tijd voor actie. Start met het sturen van een herinnering. Een herinnering is een vriendelijk verzoek tot betaling. Het is aan te raden om hier een uiterste betaaldatum op te plaatsen. Mocht je op deze datum nog geen betaling hebben ontvangen? Dan is het tijd om een aanmaning te versturen of om telefonisch contact met je klant op te nemen. De laatste stap in het debiteurenbeheer is het versturen van een in gebreke stelling. Ontvang je hierna geen betaling, kan je ervoor kiezen de factuur over te dragen aan een incassobureau.
De voordelen van een goede debiteurenadministratie
Een goede debiteurenadministratie geeft jou als ondernemer verschillende voordelen:
- Jouw facturen worden niet onnodig laat betaald
- Het ondernemersrisico wordt verkleind
- De cashflow van jouw bedrijf blijft gezond
- Je blijft beschikken over voldoende werkkapitaal om te investeren
Besteed je debiteurenadministratie uit
Heb je geen zin in administratieve rompslomp? Dan kan je ervoor kiezen om de debiteurenadministratie uit handen te geven. Dit kan op verschillende manieren:
- Je kan gebruik maken van een geautomatiseerd boekhoudsysteem
Dit is een systeem waarbij wordt bijgehouden wanneer je een factuur uitstuurt, wanneer deze vervalt en bij sommige systemen is er ook een mogelijkheid om het debiteurenbeheer uit te laten voeren door het systeem. Je bent in dit geval zelf verantwoordelijk, maar er wordt een hoop geautomatiseerd wat jou in werkzaamheden ontlast. - Je kiest ervoor jouw administratie uit handen te geven aan een administratiekantoor
Het administratiekantoor neemt jouw facturen over en zij voeren het debiteurenadministratie voor jou uit.
Niet meer wachten op de betalingstermijn van je opdrachtgever
Kies je voor een administratiekantoor, dan profiteer je van een stuk gemak. Je hebt geen omkijken meer naar jouw debiteurenadministratie, echter moet je nog wel wachten op de betalingstermijn van je facturen. Door gebruik te maken van factoring ervaar je beide voordelen. FreelanceFactoring neemt niet alleen jouw debiteurenadministratie over, maar ook betalen wij jouw facturen binnen 24 uur uit.
