Het uitbesteden van werkzaamheden, ook wel bekend als outsourcen, is populair in het Nederlandse bedrijfsleven. Eén van de zaken die je uit handen kan geven is het debiteurenbeheer. Ondernemers kiezen ervoor om hun facturatie uit te besteden om verschillende redenen. Bijvoorbeeld omdat ze zelf niet de mensen of de handigheid in huis hebben om dit effectief uit te voeren. Voor andere ondernemers kan het een kostenafweging zijn. Hoe gaat dit precies in z’n werk en waarom zou je als ondernemer je facturatie uitbesteden?
Hoe werkt het uitbesteden van facturatie?
Het uitvoeren van een effectief debiteurenbeheer is van belang voor elke ondernemer. De facturen zijn het levensbloed van elke onderneming. Als er vertraging ontstaat in de betaling van de facturen kan de cashflow van jouw onderneming in de knoei komen. Om ervoor te zorgen dat je facturen op tijd betaald worden is het belangrijk dat je een duidelijk overzicht hebt van al jouw openstaande facturen. Hiermee kan je op tijd actie ondernemen wanneer facturen hun betalingstermijn (bijna) overschrijden. Om dit proces effectief uit te voeren moet er tijd voor worden vrijgemaakt. Deze tijd kan al snel oplopen wanneer er veel facturen openstaan, wat zich weer vertaald in meer kosten.
Er is echter een alternatief waar ondernemers voor kunnen kiezen, namelijk het uitbesteden van facturatie. In dit geval is er een derde partij die voor jou het debiteurenbeheer overneemt. Dit zijn vaak gespecialiseerde bureaus of bedrijven die voor jou de facturen versturen en innen. Deze partij bewaard dan het overzicht en zorgt dat er op tijd een herinnering wordt verstuurd. Dit alternatief helpt jou dus met het versturen en innen van facturen. Dit brengt natuurlijk wel kosten met zich mee. Je betaalt vaak per maand of per jaar abonnementskosten aan administratiekantoren voor deze dienstverlening.
Er zijn ook dienstverleningen waarbij debiteurenbeheer een aanvullende dienst is, zoals bij voorfinanciering. Oftewel, het verkopen van facturen aan een factoringmaatschappij. Hier zitten de kosten voor het debiteurenbeheer inbegrepen in de factoringkosten. Leest hier meer over de kosten van factoring. Elke factuur die je voorfinanciert wordt automatisch verstuurd en geïnd door de factoraar. Hieronder is geïllustreerd hoe het uitbesteden van facturen werkt:
Waarom zou je je facturen uitbesteden?
De voornaamste reden om je facturen uit te besteden hangt af van jouw persoonlijke situatie. Wanneer je meerdere mensen in dienst hebt is het wellicht beter om het debiteurenbeheer intern te houden. De vraag is dan of je meer tijd kwijt bent door het intern te houden of door uitbesteding. En wegen de kosten tegen elkaar op? Als je de personeelskosten en de kosten voor uitbesteden met elkaar vergelijkt. Deze kostenberekening zal afhangen van de wijze hoe je jouw onderneming hebt ingericht.
Als zzp’er kan het handig zijn om de facturatie in eigen beheer te houden. Wellicht wil je niet dat iemand anders het contact voert met jouw debiteur? Dankzij het nabellen van facturen blijf je wel persoonlijk in contact met jouw opdrachtgever. Aan de andere kant, het kan wellicht veel tijd en stress besparen om je facturatie uit te besteden. Je hoeft dan enkel je factuur op te maken en door te zetten en de rest wordt dan voor je geregeld.
Of je je facturen moet uitbesteden hangt dus af van wat voor jou belangrijker en voordeliger is.
Neem contact met ons op als je hier graag meer informatie over ontvangt, of vraag gelijk een vrijblijvende offerte aan.
