Het opstellen van een factuur blijft voor sommige ondernemers lastig, aangezien hier behoorlijk wat regels bij komen kijken. Je zorgt er ten allen tijde voor dat de factuur voorzien is van een professionele opmaak, daarnaast behoort de factuur te voldoen aan de factuureisen. Wees tijdens het opstellen van de factuur nauwkeurig, want dit bespaard een hoop miscommunicatie met de klant/opdrachtgever.
Wat moet er op een factuur staan?
Maar de vraag is wat er moet er op een factuur staan? Er zijn verschillende factoren waar een factuur aan hoort te voldoen. Hieronder vind je de punten die je niet moet vergeten om op je factuur te benoemen:
- Factuurdatum
- Uniek factuurnummer
- BTW & KVK nummer
- Naam en adres van je bedrijf
- Naam en adres van je klant
- Een omschrijving, de hoeveelheid en de aard van het product of dienst die je geleverd hebt
- De prijs exclusief BTW en inclusief BTW en het te betalen BTW bedrag
- Indien verleggingsregeling van toepassing is vermeldt je: ’’BTW verlengd
Lees voor meer informatie over het opstellen van een factuur onze blog over factuureisen.
Voorbeeld factuur ZZP
Nu je meer kennis hebt van wat er in de factuur behoort is het handig om een voorbeeld te hebben. Hieronder zie je een voorbeeld van een factuur met de bijhorende factuureisen. Zoals je ziet is deze factuur professioneel opgemaakt. Denk hierbij aan een template dat je elke keer opnieuw kunt gebruiken. Neem deze factuur als uitgangspunt voor de samenstelling en verwerking van je eigen facturen.
De verschillende soorten ZZP facturen
- Standaard verkoopfactuur
Een standaard factuur is de factuur die de klant verstuurd naar de opdrachtgever nadat de dienst of opdracht is voltooid. Deze vorm is het meeste van toepassing. - Proforma factuur
Een proforma factuur is een tijdelijk factuur wat nog niet alle benodigde factuur gegevens bevat, maar al wel nodig is voor de klant. Dit is dus nog geen officieel factuur, maar bevat wel dezelfde gegevens als een standaard factuur. - Aanbetalingsfactuur
Een aanbetalingsfactuur is een factuur waarop een aanbetaling wordt benadrukt. Uiteraard dient deze factuur te voldoen aan alle vaste factuureisen. - Creditfactuur
Een creditfactuur is een factuur waarbij de klant je minder moet uitbetalen dan in eerste instantie gefactureerd is. Het bedrag op de factuur is negatief, wat inhoudt dat er een minteken voor het factuurbedrag staat. - Vereenvoudigde factuur
Een vereenvoudigde factuur is een factuur dat gebruikt wordt bij kleine factuurbedragen. Denk hierbij aan een kassabon. - Achterstallige facturen
Achterstallige facturen zijn facturen die worden gebruikt als betalingsherinneringen. - Verzamelfactuur
Verzamelfactuur is een factuur waarbij meerdere opdrachten en leveringen in een bepaalde periode op 1 factuur worden samengevoegd. - Terugkerende facturen
Terugkerende facturen zijn facturen die worden gebruikt voor hetzelfde bedrag. Denk hierbij aan abonnementen. - Inkoopfacturen
Inkoopfacturen zijn facturen die de ondernemer ontvangt van producten of diensten die jij hebt afgenomen.
ZZP factuur opstellen
Stel je zelf je facturen op? Maak je daarvoor gebruik van Word/Excel of een boekhoudprogramma?
Wanneer je zelf de factuur opstelt maak je gebruik van bepaalde online programma’s. Een factuur kan bijvoorbeeld worden opgemaakt in Word of Excel. Deze programma’s laagdrempelig en toegankelijk. Zodra je gebruik maakt van een boekhoudprogramma houd je financieel overzicht op je onderneming. Normaal sla je de facturen op in je computer maar wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt staan jouw facturen onder één dak op de juiste locatie.
Factuur versturen
Hoe verstuur je een factuur? Zijn er regels voor?
Voor het versturen van een factuur gelden een aantal regels. Zo is het handig om je factuur op te slaan als een PDF of UBL bestand, want deze bestanden kunnen niet gewijzigd worden door de klant (of andere belanghebbenden). Daarnaast is het van groot belang dat je de e-mail tekst professioneel aanpakt. Dit is immers het eerste wat de klant ziet. Zorg er daarom voor dat de opmaak van de mail met zorg is samengesteld en vergeet uiteraard de factuur niet toe te voegen.
Wat als je opdrachtgever niet betaalt?
Hoe lang is de betalingstermijn? En wat als deze wordt overschreden?
Wanneer je factuur onbetaald blijft is het verstandig om eerst contact op te nemen met de klant. Wellicht is er een bepaalde factuur eis niet correct of er mist benodigde informatie. Na het contact met de klant volgt een betalingsherinnering als de eerste formele stap. De betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering. Hierna volgt er een aanmaning. Een aanmaning is een formele brief die verwijst naar de onbetaalde factuur.
Wordt de factuur hierna nog steeds niet betaald en is er geen regeling getroffen met de klant? Dan is het tijd om een ingebrekestelling te sturen. Dit is de laatste stap binnen het debiteurenbeheer. Een ingebrekestelling is een strenge, formele boodschap waarbij de klant gesommeerd wordt de factuur binnen een zeer geringe periode te betalen. Blijft de betaling na het sturen van de ingebrekestelling nog steeds uit dan heb je de optie om hulp in te schakelen van een incassobureau.
Geen zorgen meer om betalingstermijnen met factoring
Als zzp’er weet je dat de administratieve werkzaamheden veel tijd en werk kosten. Door gebruik te maken van factoring ontlast je jezelf van een gedeelte van deze werkzaamheden. Factoring is een financieringsvorm voor ondernemers. Maar hoe werkt dit? Als je gebruikt maakt van factoring worden jouw facturen binnen 24 uur uitbetaald. Het debiteurenbeheer en ook het faillissementsrisico neemt FreelanceFactoring uit handen. Hierdoor blijf jij je facturen de baas.
