Je opdracht zit erop en de factuur gaat de deur uit. Heerlijk, want dit betekent dat de betaling onderweg is naar jouw rekening. Maar wat als die betaling maar niet op jouw rekening verschijnt en jij met een onbetaalde factuur blijft zitten?
Een onbetaalde factuur? Start debiteurenbeheer
Iedere ondernemer krijgt er weleens mee te maken: een onbetaalde factuur. Een onbetaalde factuur zorgt voor veel administratie, want je begint dan met het debiteurenbeheer. Het debiteurenbeheer start al vanaf het moment dat jij de factuur de deur uitstuurt. Je hebt namelijk verschillende opties in de opvolging van het versturen van je factuur.
Sommige ondernemers kiezen ervoor om na het versturen van de factuur even te bellen of de factuur goed is aangekomen. Andere kiezen ervoor om enkel de factuur te sturen en pas actie te ondernemen wanneer de betalingstermijn is verlopen. Belangrijk is om per klant te bekijken welke optie het beste past.
Het debiteurenbeheer
De betalingstermijn van je factuur is verlopen. Het is tijd om aan de bel te trekken en een herinnering uit te sturen. In principe kan dit per e-mail of telefonisch. Bij telefonisch contact is het belangrijk dat je ervoor zorgt dat er een concrete betaalafspraak gemaakt wordt. Deze afspraak kan je het beste óók per e-mail bevestigen. Dit zorgt ervoor dat je documentatie opbouwt voor het geval een factuur uiteindelijk ter incasso wordt overgedragen.
Op het moment dat de betaalafspraak die in de herinnering staat niet wordt nageleefd stap je over op een aanmaning. Dit is een strengere variant van de herinnering. In een aanmaning wordt je klant scherp aangesproken op het niet naleven van de afgesproken betalingstermijn. Ook geef je in de aanmaning een uiterste betaaldatum aan.
Als laatste troef zet je de ingebrekestelling in. Dit is gelijk het laatste contact met je klant, voordat je de factuur over kan dragen aan een incassobureau. Een ingebrekestelling is een formele, strenge sommatie naar je klant om onmiddellijk over te gaan tot betaling.
Telefonisch contact rondom het debiteurenbeheer
Rondom de herinnering, aanmaning en ingebrekestelling kan je zelf een aantal telefonische contact momenten toevoegen. Het is goed om telefonisch contact te hebben met je klant tijdens het debiteurenbeheer. Via de telefoon kom je toch eerder achter de reden waarom een klant jouw factuur niet betaald. Blijkt bijvoorbeeld dat jouw klant krap bij kas zit dan kan je overwegen om een betaalregeling af te sluiten.
Factuur direct betaald en geen debiteurenbeheer?
Wil jij je geen zorgen maken over een onbetaalde factuur? Dan biedt factoring een mooie oplossing. Factoring betaald jouw factuur namelijk direct uit. Daarnaast wordt je ontzorgd in het debiteurenbeheer en geniet je van een verzekering op het faillissementsrisico.
Vraag een vrijblijvende factoring offerte op maat aan!
