Een factuur dient te voldoen aan verschillende factuureisen. Je bent genoodzaakt om wettelijke vereisten op de factuur toe te passen. De structuur van de factuureisen moet overzichtelijk zijn, daarnaast moet het helder zijn dat de factuur van jou afkomstig is. In deze blog vind je factuureisen en tips die ervoor zorgen dat jouw factuur zo snel mogelijk wordt uitbetaald.
Wat zijn de vereisten van een factuur?
Dit zijn de verplichte factuureisen:
- Factuurdatum
- Uniek factuurnummer
- BTW & KVK nummer
- Naam en adres van je bedrijf
- Naam en adres van je klant
- Een omschrijving, de hoeveelheid en de aard van het product of dienst die je geleverd hebt
- De prijs exclusief BTW en inclusief BTW en het te betalen BTW bedrag
- Indien verleggingsregeling van toepassing is vermeldt je: ’’BTW verlengd
Naast de factuurvereisten is het handig om een betalingstermijn op de factuur te vermelden om misverstanden te voorkomen. Vergeet daarbij niet je rekeningnummer te vermelden op de factuur. Het is verstandig om van tevoren afspraken over te maken met de opdrachtgever om verwarring te voorkomen. Daarnaast is het in je eigen voordeel om de factuur zo snel mogelijk te versturen naar de opdrachtgever, zodat deze factuur sneller betaald wordt. Daarnaast kun je een logo, telefoonnummer en e-mailadres vermelden op de factuur.
Factuurvereisten en de AVG wet
AVG staat voor de algemene verordening gegevensbescherming. De AVG wet is de privacywet die voor alle ondernemers van toepassing is, daaronder vallen dus zzp’ers en mkb’ers. Ondernemers komen in aanspraak met de AVG wet, aangezien zij veel te maken hebben met privacygevoelige informatie. Je moet kunnen aantonen waarvoor je de gegevens van klanten gebruikt en hoe lang je deze bewaard in je administratie. Het samenstellen van een factuur en verwerken van klantgegevens behoort toe aan de AVG wet.
Houd je factuur overzichtelijk
Jij, als ondernemer, bent verantwoordelijk voor het aanleveren van een professioneel factuur. Denk daarbij aan geen spellingsfouten en de bijhorende factuureisen. Je houdt je factuur overzichtelijk door stapsgewijs de factuureisen in te vullen. Als dit goed wordt bijgehouden heb je daar bijvoorbeeld baat bij wanneer het tijd is voor de btw-aangifte. Zorg ervoor dat je alle facturen makkelijk kunt terugvinden in je administratie, want een goed begin is het halve werk.
Verstuur je factuur direct
Wanneer je werk volledig is afgerond is het tijd om de factuur te sturen naar de klant. Probeer dit zo snel mogelijk af te ronden. Zo gaan er geen extra werkdagen overheen, ligt de opdracht nog vers in het geheugen van de opdrachtgever en kun je dit factuur direct afstrepen na de uitbetaling.
Betalingstermijn
Vermeld de afgesproken betalingstermijn op de factuur. Op deze manier voorkom je misverstanden over de verwachte uitbetaling van de factuur. Om het nog secuurder vast te leggen kan je er ook een verwachte betaaldatum bij vermelden.
Het is aan te raden om van tevoren afspraken te maken met je opdrachtgever over de betalingstermijn. Op het moment dat jij een andere betalingstermijn hanteert dan je opdrachtgever, kan dit na facturatie problemen opleveren. Bijvoorbeeld na 14 dagen start jij met het debiteurenbeheer, terwijl jouw opdrachtgever pas na 30 dagen betaald. Het is in dat geval zonde van jouw tijd om het debiteurenbeheer te voeren, terwijl je anderzijds je opdrachtgever kan gaan irriteren omdat hij/zij wel van plan is om te gaan betalen. Echter, twee weken later dan jij had verwacht.
Gebruik dus altijd de betalingstermijn die je met je opdrachtgever hebt afgesproken, zodat je misverstanden over een verwachte betaaldatum voorkomt.
Hoe lang bewaar je een factuur?
Facturen bewaar je minstens 7 jaar in je administratie. Daarnaast bewaar je facturen over onroerende zaken 10 jaar. Denk hierbij aan radio- en televisieomroep diensten, telecommunicatiediensten en elektronische diensten. Het behouden van je facturen is verplicht, aangezien dit gecontroleerd kan worden. De facturen bewaar je in originele staat. Dit kan dus zowel online als offline. Wel mag de factuur ingescand worden als de originele staat voorop staat. Zorg er dus voor dat je administratie goed bijgehouden wordt, zodat dit overzichtelijk blijft.
FreelanceFactoring
FreelanceFactoring is een factoringspecialist voor zzp’ers en freelancers. Wij helpen ondernemers door een alternatieve vorm van financiering aan te bieden in de vorm van het voorfinancieren van facturen. Waar je, als ondernemer, normaliter een betalingstermijn moet afwachten totdat je factuur betaald wordt kan je via FreelanceFactoring je facturen direct laten uitbetalen. Hierdoor beschik je direct over liquiditeit die je kan gebruiken om je onderneming door te laten groeien. Daarnaast biedt FreelanceFactoring je de volgende voordelen:
- Overname van het debiteurenbeheer
- Geen faillissementsrisico
- Geen minimale omzetvereisten
- Flexibele dienstverlening
Neem gerust contact met ons op of vraag vrijblijvend een offerte aan. Wij helpen je graag verder.
