Debiteurenbeheer: hoe pak ik dat aan?

02 mei 2016

Debiteurenbeheer, iets waar elke ondernemer mee te maken heeft. Het voeren van een strak debiteurenbeheer is belangrijk, maar kan een tijdrovende klus zijn. Hieronder geven wij een aantal tips om het debiteurenbeheer zo efficiënt mogelijk aan te pakken.

Duidelijke afspraken en factuur

Allereerst is het belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt met uw opdrachtgever. Spreek in een contract vooraf af binnen welke termijn er betaalt moet worden. Vermeldt dit vervolgens duidelijk op de factuur. Nog beter is om geen betaaltermijn, maar een vervaldatum op de factuur te zetten. Zo kunnen er nooit misverstanden ontstaan wanneer de factuur betaalt moet zijn.

De factuur is niet betaald op de vervaldatum


De vervaldatum is verstreken en uw debiteur heeft niet betaald. Nu is het belangrijk om direct te starten met debiteurenbeheer. Stuur de opdrachtgever een herinnering waarin u vriendelijk aangeeft dat de vervaldatum is verstreken. Stel een termijn waarin de factuur alsnog moet worden betaald, bijvoorbeeld 7 dagen.

Wanneer uw debiteur niet heeft gereageerd op de eerste herinnering heeft u twee opties. U kunt telefonisch contact opnemen met uw debiteur of u stuurt direct een tweede herinnering.

Telefonisch contact:

Een voordeel van telefonisch contact opnemen is dat u erachter komt waarom uw debiteur niet heeft betaald. Wellicht is er sprake van een dispuut of kan uw debiteur simpelweg niet betalen. In het geval van een dispuut kunt u proberen tot een oplossing te komen, waardoor uw debiteur wel gaat betalen. Kan uw debiteur de factuur niet betalen, probeer dan een betalingsregeling af te spreken. Zet deze betalingsregeling op papier of op de e-mail en stuur deze naar uw debiteur.  Geef in deze brief of e-mail ook aan wat uw stappen zullen zijn wanneer uw debiteur de betalingsregeling niet nakomt.

Tweede herinnering:

U kunt er ook voor kiezen om direct een tweede herinnering te sturen.  Geef hierin wederom aan dat de betalingstermijn is verstreken en verzoek uw debiteur voor de laatste keer om de betaling over te maken, bijvoorbeeld binnen 3 dagen. Geef in de tweede herinnering eventuele vervolgstappen aan. Gebruik in de tweede herinnering een wat “strengere” toon dan in de eerste herinnering.

Debiteur reageert niet op de herinnering(en)

Als uw debiteur na al uw pogingen toch niet betaald dan volgt de stap om een aanmaning te sturen. In deze aanmaning neemt u een dringende, zakelijke toon aan en sommeert u uw debiteur om direct tot betaling over te gaan. Geef in de aanmaning aan dat wanneer er opnieuw niet wordt betaald de factuur zal worden overgedragen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder.Daarnaast zullen alle bijkomende kosten voor uw debiteur zijn. Stuur deze aanmaning altijd via een aangetekende brief. U weet dan zeker dat de debiteur de aanmaning in goede orde heeft ontvangen.

Minnelijke en gerechtelijke traject

Heeft de debiteur na al deze pogingen nog steeds niet betaald dan zit er helaas niets anders op dan u aftevragen of u het de moeite waard vindt om een gerechtelijk traject op te starten. Een gerechtelijk traject kan hoge kosten met zich meebrengen. U moet zich dus goed afvragen of u het waard vindt om deze kosten te maken.

Debiteurenbeheer uitbesteden

U kunt er ook voor kiezen uw administratie en debiteurenbeheer uit te besteden. Hierbij neemt een externe partij deze taken van u over. 
Een andere mogelijkheid is kiezen voor factoring. Het voordeel van factoring is niet alleen dat uw debiteurenbeheer wordt overgenomen, maar ook dat uw facturen binnen enkele dagen worden uitbetaald. Daarnaast verzekerd FreelanceFactoring het faillissementsrisico van uw debiteuren. Dit biedt u gemak en zekerheid en meer tijd om u te kunnen richten op het ondernemen!

Contact Offerte aanvragen