Heb je nog geen betaling ontvangen van een factuur waarvan de betalingstermijn is verlopen? Vergeet dan niet om een betalingsherinnering te maken en te sturen. Met een betalingsherinnering laat je aan je klant weten dat er nog facturen openstaan. Het is dan ook van belang dat je op tijd én op de juiste wijze een betalingsherinnering stuurt. We geven je graag een paar handige tips.
Tip 1 – De betalingstermijn
Ten eerste is het belangrijk dat je nagaat of je in je overeenkomst een andere betalingstermijn bent overeengekomen die afwijkt van de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Zo kan je voorkomen dat je onnodig contact opneemt met je debiteur over onbetaalde facturen.
Tip 2 – Bel je debiteur
Heb je vastgesteld wat de betalingstermijn is en heb je na de afgesproken termijn nog geen betaling ontvangen? Dan kan je de klant het beste gelijk bellen. In dit gesprek is het belangrijk simpelweg naar de reden te vragen waarom de factuur nog niet is betaald. Meedenken met de klant is hierbij erg belangrijk. Luister naar de reden waarom er niet betaald is.
Maak vervolgens een duidelijke afspraak binnen welke termijn de debiteur alsnog de factuur gaat betalen. Het kan ook zo zijn dat de debiteur betalingsproblemen heeft, spreek in dat geval een betalingsregeling af.
Tip 3 – Maak duidelijke afspraken
Het telefonisch confronteren van een klant is vaak al genoeg om de factuur betaald te krijgen. Zeker als er sprake is van een achterstallige factuur, waarvan de betalingstermijn is overschreden. Ben wel op je hoede voor smoezen en vage beloftes. Denk hierbij aan uitspraken zoals: ‘’ik betaal de factuur volgende week of de week erna wel’’ of ‘’die factuur staat vast wel ergens in mijn inbox, daar kom ik nog wel aan toe”.
Het is belangrijk om duidelijkheid te scheppen tussen jou en de klant. Anders kan de betaling snel langer op zich laten wachten. Maak dus duidelijke afspraken met een vaste datum. Noteer deze in je agenda en volg de afspraak op. Laat er geen dagen overheen gaan als de afspraak niet is nagekomen.
Tip 4 – Formele betalingsherinnering via de mail
Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je liever niet je klant lastigvalt met bellen over openstaande facturen. Gesprekken over geld zijn vaak gevoelig. En je bent daarnaast wel afhankelijk van je klant voor opdrachten in de toekomst. Deze relatie wil je zo sterk mogelijk houden. Een tip om hier tactisch mee om te gaan is het versturen van een formele betalingsherinnering.
Hoe je dit formuleert hangt natuurlijk af van hoe formeel of informeel de verstandhouding is. Probeer hier, net als met telefonisch contact, niet gelijk te fel uit de hoek te komen. Hiermee minimaliseer je de kans dat je de verkeerde snaar raakt. Houd de email verder kort en bondig. Je schrijft de email maar om één reden en dat is je factuur betaald krijgen.
Tip 5 – Geen eerste of tweede betaalherinnering vermelden
Uit onze ervaring blijkt dat het vermelden van een ‘’eerste’’ of ‘’tweede’’ betaalherinnering kan leiden tot verdere uitstelling van betaling. Het is voor de debiteur duidelijk dat er nog meerdere herinneringen zullen volgen. Dit geeft reden tot afwachten. Voor sommige debiteuren genoeg reden om niet meteen te betalen, want er is in hun ogen nog geen noodzaak.
Tip 6 – Vergeet de kernpunten niet
Wanneer je een herinnering stuurt is het van belang dat je de belangrijkste elementen van de herinnering niet vergeet te vermelden. Zorg er dus voor dat onderstaande punten op de factuur worden benoemd:
- Verwijs naar de onbetaalde factuur, voorzien van factuurnummer en datum
- Vermeld het openstaande bedrag
- Vermeld naar welke rekening het geld moet worden overgemaakt
- Zoals eerder vermeld, benoem een concrete betaaltermijn
Deze punten zijn essentieel om in de herinnering te benoemen. Vergeet deze dus niet te benoemen in de betalingsherinnering.
Geen zin om zelf een betalingsherinnering te maken en te versturen?
Wij bieden, inbegrepen in onze dienstverlening, een alternatief aan voor het handmatig versturen van betalingsherinneringen. Wanneer je bij ons een factuur laat voorfinancieren nemen wij gelijk het debiteurenbeheer voor je over. Binnen 24 uur beschik je over het geld en heb je niet langer zorgen over betalingsherinneringen.
