Wanbetaling is een onderdeel van het ondernemersrisico. Dit betekent niet dat iedere klant in potentie een wanbetaler is, maar er zullen klanten zijn waarvan je twijfelt of zij wel in staat zijn om een factuur te betalen. Dit kan door een onderbuik gevoel komen, maar ook door historie van een onderneming of de ervaringen van anderen.

Wanneer is iemand een wanbetaler?

Zodra iemand een factuur niet binnen de afgesproken betalingstermijn betaald is er sprake van een wanbetaling. Let wel dat er duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over de betalingstermijn. Zijn deze er niet dan is in de regel de betalingstermijn 30 dagen.

Wat je kunt doen bij wanbetaling

1. Wacht de betalingstermijn af

Eerst moet er natuurlijk daadwerkelijk sprake zijn van een wanbetaling. Dus de betalingstermijn moet verlopen zijn voordat je actie onderneemt. Wil je een vinger aan de pols houden? Dan kan je vooraf contact opnemen met je klant met de vragen of de factuur in goede orde is ontvangen en of de factuur op de afgesproken betaaldatum betaald gaat worden.

2. Stuur een eerste betalingsherinnering

Op het moment dat je factuur niet binnen de betalingstermijn is betaald is de eerste stap het versturen van een eerste betalingsherinnering. In deze betalingsherinnering verzoek je jouw klant vriendelijk om de factuur zo snel mogelijk te voldoen. Vaak wordt hier een termijn aan verbonden van bijvoorbeeld 5 werkdagen.

3. Bellen en/of mailen

Als een betaling na de betalingsherinnering uitblijft dan kan je tussentijds contact met je klant opnemen. Het beste recept is om telefonisch contact op te nemen en de gemaakte afspraken nog even per mail te bevestigen.

4. Stuur een tweede herinnering

Is de factuur nog steeds niet betaald? Dan is het tijd voor de tweede herinnering, ook wel een aanmaning genoemd. Een aanmaning is een strengere variant van een herinnering. In een aanmaning verzoek je de klant om de factuur met spoed te betalen. Ook de consequenties worden benoemd, bijvoorbeeld de overdracht aan een incassobureau op het moment dat de genoemde betalingstermijn niet wordt opgevolgd.

5. Incassotraject starten

Als laatste redmiddel kan je starten met een incassotraject. Hiervoor schakel je een incassobureau in. Een incassobureau gaat proberen om op basis van het door jou opgebouwde dossier je klant alsnog te laten betalen.

Risico op wanbetaling afdekken met factoring

Door gebruik te maken van factoring worden jouw facturen, ongeacht de afgesproken betalingstermijn, direct betaald. Daarnaast heb je geen omkijken naar de administratieve afhandeling van de factuur, want het debiteurenbeheer wordt uit handen genomen en ook het faillissementsrisico is afgedekt.

Voorkomen is beter dan genezen

Wanbetalers ben je natuurlijk liever kwijt dan rijk. Op voorhand kan je het risico op wanbetalers al een stuk verkleinen. Dat doe je zo:

  • Spreek een duidelijke betalingstermijn met je klant af.
  • Vraag naar ervaringen van anderen die al eens met de klant gewerkt hebben.
  • Bekijk de jaarcijfers of een financieel rapport van de klant. Dit kost vaak een paar euro, maar kan je een hele hoop ellende (en geld) besparen.
  • Bezoek je klant, zodat je een gevoel krijgt bij het bedrijf waar je zaken mee doet. In wat voor pand zitten ze en hoeveel personeel is er bijvoorbeeld?